Oto nadszedł moment, w którym człowiek mówi sobie: „Dość! Haruję jak dziki wół za marne grosze. Nikt mnie nie docenia, o premii czy podwyżce mogę zapomnieć. Daje z siebie wszystko a mimo to nadal jestem na szarym końcu. Szef zmienia auta jak rękawiczki, jeździ na wakacje do pięciogwiazdkowych hoteli a ja co? Ledwo dwa tygodnie na rok wolnego, auto pamiętające jeszcze przełom ustrojowy, wakacje ostatnio spędzone u cioci na wsi… Mam tego dość – zakładam własną firmę! Będę sam sobie szefem, to ja będę zmieniał co rok samochody i wypoczywał w miejscach przeznaczonych dla elit!”.
Powyższy monolog nie należy do rzadkości. Większość osób, które przepracowały już pewien czas „u kogoś” marzy, by w końcu przejść „na swoje” i zacząć zarabiać. Na pierwszy rzut oka sprawa wygląda banalnie łatwo. Wynająć lokal, zarejestrować działalność gospodarczą, zdobyć REGON, NIP i zacząć zarabiać. Ale czy aby na pewno jest to takie proste?
Mając za sobą lekturę poprzednich części serii „Pierwszy biznes”, czyli „Pomysł” i „Innowacyjność” wiemy, jak ważny jest pomysł na przedsięwzięcie oraz zastosowanie w nim innowacyjnych rozwiązań. Kolejnym krokiem będzie wstępne planowanie czynności, jakie będziemy musieli podjąć, by zrealizować swoje zamiary.
Opracowywanie planu realizacji przyszłego przedsięwzięcia, to żmudne i momentami trudne zajęcie. By zostało ono zrealizowane dobrze, należy pokusić się o daleko idący sceptycyzm w stosunku do naszego pomysłu. Każdy element, każda czynność, jaką podejmiemy musimy przeanalizować z punktu widzenia zewnętrznego obserwatora, który będzie pozbawiony jakiegokolwiek optymizmu w stosunku do projektu przedsięwzięcia. Jeżeli jesteśmy optymistami, to dobrze – bez pozytywnego myślenia nie uda się żadne, nawet w stu procentach pewne przedsięwzięcie. Jednakże czyniąc odpowiednie założenia powinniśmy zawsze zakładać najczarniejszy scenariusz, jaki może się przytrafić. Nie mówię tu oczywiście o kataklizmach, wojnie, epidemii, załamaniu systemu prawnego itp. Zawsze powinniśmy planować na zasadzie: gdyby to, a to poszło znacznie gorzej, to jakie będą tego konsekwencje, jaki w związku z tym będzie utarg, a za razem zysk?
Pierwszy krok to rozpracowanie samego pomysłu. Podstawowe pytania, jakie należy zadać i opracować do nich odpowiedzi to:
Generalnie punkt pierwszy mamy już opracowany na etapie wstępnym. Teraz powinniśmy go stosownie dopracować. „Co będziemy robić?” powinno zostać połączone z pytaniami o charakterze szczegółowym:
Odpowiedzi na powyższe pytania pomocnicze ukazują strukturę konkurencji w danej sferze gospodarczej. Wiemy, z kim mamy do czynienia, jak działa konkurencja i jaka jest jej pozycja rynkowa. Analiza powyższych czynników pozwoli nam opracować kierunki rozwoju naszego przedsiębiorstwa, w celu zajęcia odpowiedniej pozycji wśród konkurencji.
Kolejnym zagadnieniem jest określenie sposobów świadczenia planowanych usług, metod i zasięgu sprzedaży, metod produkcji itp. Przykładowe pytania szczegółowe, jakie należy sobie zadać:
Usługi:
Sprzedaż:
Produkcja:
Jak widać z wyżej wymienionych, przykładowych pytań, wszystkie trzy podstawowe rodzaje działalności posiadają pewne punkty wspólne, chociażby nawet dystrybucja towarów, produktów czy usług. Jednakże nie należy zapominać, ze pomimo pewnego podobieństwa, każdy z typów będzie rozważany inaczej w kontekście szczegółowym pomysłu.
Opracowanie wstępnego „planu” przyszłego przedsiębiorstwa nasuwa kolejne pytania, pojawiające się niezależnie od wybranego typu działalności. Są to pytania niezwykle istotne, ponieważ udzielone odpowiedzi będą decydowały o kosztach, jakie będziemy musieli ponieść.
Pierwszym zagadnieniem będzie lokalizacja przyszłego przedsięwzięcia. Każdy z typów działalności wymaga innego rodzaju lokalu, jego położenia, nawet rozplanowania architektonicznego. W zależności od tego, co planujemy, jak również od zasobności naszego portfela będziemy szukać odpowiedniego lokalu. Oczywistym jest, że sklep będzie pociągał inne wymagania techniczne niż punkt usługowy nie wymagający warsztatu, inny warsztat a jeszcze inny zakład produkcyjny. Zakład produkujący oprogramowanie komputerowe będzie miał inne wymagania niż produkujący odlewy betonowe itp. Wszystko zależy od tego, co chcemy robić.
Kolejnym punktem rozważań „lokalowych” jest jego położenie „geograficzne”. Innymi słowy – ciężki zakład produkcyjny nie może być w centrum miasta, hurtowni nie będziemy lokować w dzielnicach turystycznych czy rekreacyjnych, sklepu spożywczego w „szczerym polu”, usług consultingowych skierowanych do świata biznesu na osiedlach mieszkaniowych. Informacją, która legnie u podstaw wyboru lokalizacji będą na pewno oczekiwania naszych przyszłych klientów. Oczywistym jest, ze hurtownia czy zakład produkcyjny wykorzystujący surowce / magazynujący swoje produkty będzie wymagał odpowiedniej przestrzeni, a przy okazji dogodnego dla dostawców i odbiorców dojazdu. Klient biznesowy, przyjeżdżający do specjalisty nie będzie skłonny parkować swojego samochodu kilometr dalej i to jeszcze w dzielnicy, gdzie radia samochodowe znikają w biały dzień. To oczywiście tylko przykładowe wyliczenie, jednakże będące bardzo istotnym punktem w planowaniu przedsięwzięcia.
Poszukując odpowiedniego lokalu pod nasz przyszły „interes” nie możemy zapominać o konkurencji. Znajdując lokalizację godną naszego zainteresowania musimy zastanowić się, ile podmiotów konkurencyjnych jest w naszym pobliżu, jaki jest ich zasięg oddziaływania itp. Podstawowym czynnikiem, jaki będziemy brali pod uwagę to sam charakter naszej przyszłej działalności. Dla przykładu, zakładając sklep ogólnospożywczy – konkurencyjny podmiot ulokowany 100 m dalej może być olbrzymim zagrożeniem, natomiast ulokowany 5 kilometrów dalej, już nie tak bardzo. Dla ciężkiego zakładu produkcyjnego sprawa nie jest w cale tak prosta – podobnie odczuwalna może być konkurencja ulokowana obok, jak i oddalona o kilkadziesiąt kilometrów. Dlatego też zawsze należy się zastanowić co będziemy robić, jakimi metodami i kto będzie nam najbardziej utrudniał życie.
Wybór lokalizacji pociąga za sobą poszukiwania odpowiedniej nieruchomości. Należy mieć na uwadze, że im bardziej nietypowe wymagania, tym większe koszty pozyskania określonego lokalu. Czasem będzie trzeba iść na kompromis pomiędzy stanem zastanym a wymaganym, czasem dokonać odpowiednich prac adaptacyjnych, a inny razem – wybudować potrzebną nieruchomość. Zawsze należy pamiętać, by planować perspektywicznie a działać stopniowo – przeinwestowując lokal może braknąć funduszy na realizację dalszych punktów planu z rozpoczęciem działalności włącznie.
Podobnie jak w przypadku lokalizacji, wyposażenie będzie podyktowane charakterem działalności. Na tym etapie powinniśmy działać ostrożnie i racjonalnie, kalkulując każda złotówkę. Na wyposażenie, oprócz standardowych elementów jak meble, regały itp. przypadać będą również wszelkie, wymagane do działalności urządzenia, jak kasy fiskalne, sprzęt komputerowy, urządzenia produkcyjne itd. Planując zakup (najem, leasing) urządzeń musimy mieć na uwadze ich wymagania techniczne. Jak wiadomo, niektóre urządzenia wymagają specjalnych warunków, które pociągają za sobą dodatkowe koszty w wyposażeniu dodatkowym. W związku z powyższym należy dokładnie zapoznać się ze specyfikacja techniczna, by uniknąć przykrych niespodzianek.
Planując wyposażenie lokalu należy również pamiętać o wymogach sanitarnych czy BHP. W niektórych przypadkach, obwarowania prawne są bardzo ostre, a za razem spełnienie za dość ich wymogom może pociągać za sobą dość duże koszty.
Wykańczanie estetyczne miejsca naszej przyszłej działalności to ostatni etap planowania wyposażenia. Jak pokazuje doświadczenie, całkiem sporą ilość gotówki poświęca się na drobne detale, które maja nadać naszemu lokalowi ostateczny wygląd. Można tu posłużyć się analogią do wyposażania mieszkania. Każdy chce mieszkać w tzw. „wysokim standardzie”, jak również lubi budzić podziw i zazdrość wśród odwiedzających. Z lokalem, gdzie będziemy przyjmować klientów lub partnerów biznesowych będzie tak samo. Z drugiej strony, odpowiednio urządzone i wyposażone biuro, sklep itp. świadczy o samej firmie, staje się jego wizytówką. W związku z powyższym, należy mieć na uwadze wygląd i estetykę, nie zapominając przy okazji o kosztach. Nawet najlepiej wyposażona i „wystrojona” firma, oprócz wyglądu musi spełniać też swoje podstawowe założenie – działać i przynosić zyski. Sam wygląd pieniędzy nie dostarczy, ale zdecydowanie może w tym pomóc. To, jak drogi Czytelniku wyposażysz swój lokal, zależy tylko i wyłącznie od Ciebie. Pamiętaj jednakże o nieodłącznych przyjaciołach początkującego biznesmena – notesie, długopisie i kalkulatorze, oraz nie bój się ich pytać o radę.
Na tym etapie posiadamy już całkiem sporo informacji o naszym przyszłym przedsięwzięciu. Wiemy już wstępnie co będziemy robić, gdzie oraz czym. Posiadamy również wstępny kosztorys dotyczący lokalu i jego wyposażenia. Zanim podejmiemy kolejne kroki powinniśmy na spokojnie przestudiować nasze dotychczasowe wyliczenia oraz skonfrontować je z posiadanymi (lub planowanymi) środkami finansowymi, przeznaczonymi na planowaną działalność.
Jak już wyżej wspomniałem, częstym błędem przy planowaniu przedsiębiorstwa jest zakładanie zbyt niskiego limitu finansowego. Przeinwestowywanie poszczególnych elementów organizacyjnych wpływa zawsze na niedoinwestowanie innych, realizowanych znacznie później. W przypadku błędnej gospodarki finansowej funduszy może zabraknąć na towar, personel, reklamę lub też na przeżycie przedsiębiorstwa w okresie rozruchowym.
Jedno, co możemy stwierdzić z pełną stanowczością, to fakt, że każdy etap planowania i realizacji przedsiębiorstwa musi zostać gruntownie przemyślany i przeliczony. Podejmowanie decyzji na podstawie twierdzeń, że „jakoś to będzie”, „może uda się coś taniej kupić / zrobić” itp. nigdy nie prowadzi do pozytywnych konsekwencji. Na każdym kroku trzeba myśleć, analizować i liczyć.
Mamy już za sobą dwie, początkowe fazy analizy nowego przedsięwzięcia, oraz rozpoczęliśmy planowanie szczegółowe. Wpadliśmy na dobry pomysł, rozpoznaliśmy wstępnie nasze szanse na rynku, wprowadziliśmy odpowiednie modyfikacje, które pozwolą nam wyróżnić się na tle ewentualnej konkurencji oraz znaleźliśmy i dostosowaliśmy lokal, adekwatny do naszych potrzeb i możliwości. Przed nami jeszcze daleka droga, jednakże warto ją przemierzyć. Już wkrótce ukażą sie kolejne części poruszające niezwykle ważne zagadnienia dla każdego początkującego biznesmena.
Na każdym etapie nasi specjaliści gotowi są do świadczenia Państwu pomocy swoją radą i doświadczeniem.
Jeżeli niniejszy artykuł okazał się dla Państwa pomocny, możecie podziękować jego autorowi poprzez "polubienie" go za pomocą poniższego łącza. Z góry dziękujemy!
Autor: mgr Piotr Migas, Doradca Prawny KDBiP sp. z o.o.
Data utworzenia: 21 sierpnia 2008 r.
W dowolnym momencie mogą Państwo skontaktować się z naszą Kancelarią oraz uzyskać informacje o zakresie i formach świadczonych usług poprzez: